Para
karyawan baru biasanya telah mempunyai kecakapan dan keterampilan dasar yang
dibutuhkan. Mereka adalah produk dari suatu sistem pendidikan dan mempunyai
pengalaman yang diperoleh dari organisasi lain. Tidak jarang pula para karyawan
baru yang diterima tidak mempunyai kemampuan secara penuh untuk melaksanakan
tugas – tugas pekerjaan mereka. Bahkan para karyawan yang sudah berpengalaman
pun perlu belajar dan menyesuaikan dengan lingkungannya. Mereka juga mungkin
memerlukan latihan dan pengembangan lebih lanjut untuk mengerjakan tugas –
tugas secara sukses. Meskipun program orientasi serta latihan dan pengembangan
memakan waktu dan dana, hampir semua organisasi melaksanakannya, dan menyebut
biaya – biaya untuk berbagai program tersebut sebagai investasi dalam sumber
daya manusia.
Ada
dua tujuan utama program latihan dan pengembangan karyawan. Pertama, latihan
dan pengembangan dilakukan untuk menutup “gap” antara kecakapan atau kemampuan
karyawan dengan permintaan jabatan. Kedua, program – proram tersebut diharapkan
dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja karyawan dalam mencapai
sasaran – sasaran kerja yang telah ditetapkan. Sekali lagi, meskipun usaha –
usaha ini memakan waktu dan mahal, tetapi akan mengurangi perputaran tenaga
kerja dan membuat karyawan menjadi lebih produktif. Lebih lanjut, latihan dan
pengembangan membantu mereka dalam menghindarkan diri dari keusangan dan
melaksanakan pekerjaan dengan lebih baik.
Pengertian
latihan dan pengembangan adalah berbeda. Latihan (training) dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan berbagai
ketrampilan dan teknik pelaksanaan kerja tertentu, terinci dan rutin. Latihan
menyiapkan para karyawan untuk melakukan pekerjaan – pekerjaan sekarang. Di
lain pihak, bila manajemen ingin menyiapkan para karyawan untuk memegang
tanggung jawab pekerjaan di waktu yang akan datang, kegiatan ini disebut
pengembangan sumber daya manusia. Pengembangan (development) mempunyai ruang lingkup lebih luas dalam upaya untuk
memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap dan sifat – sifat
kepribadian. Kegiatan – kegiatan latihan dan pengembangan biasanya merupakan
tanggung jawab departemen personalia dan penyelia langsung.
Bab
ini membahas bagaimana program orientasi mengintegrasikan para karyawan baru ke
dalam organisasi dan membuat mereka lebih produktif melalui latihan. Kemudian
akan diuraikan berbagai tipe latihan dan pengembangan.
PROGRAM ORIENTASI
Program – program orientasi, atau
sering disebut induksi, memperkenalkan para karyawan baru dengan peranan atau kedudukan
mereka, dengan organisasi dan dengan para karyawan lain. Beberapa hal yang
biasanya tercakup dalam program orientasi dapat dilihat dalam gambar 6.1
berikut.
Gambar 6.1
Beberapa Hal Yang Tercakup Dalam Proram
Orientasi
Dalam
organisasi yang menerima karyawan baru dengan jumlah besar, program orientasi
biasanya memakan waktu setengah atau bahkan satu hari kerja untuk menguraikan
hal – hal atau topik – topik dalam gambar 6.1 di atas. Bagi perusahaan yang
menerima karyawan dalm jumlah kecil dan jaran, mungkin tidak perlu
menyelanggarakan program orientasi formal. Perusahaan bisa memperkenalkan
kepada karyawan senior, yang selanjutnya mengajak karyawan baru berkeliling
lokasi pekerjaan. Program orientasi informal ini, sering disebut “buddy system”, juga digunakan dalam
perusahaan – perusahaan besar untuk membantu karyawan baru lebih lanjut.
Penanggung
jawab kegiatan orientasi adalah departemen personalia dan atasan (penyelia)
langsung. Departemen personalia pada umumnya memberikan orientasi kepada para
karyawan baru tentang berbagai masalah organisasional dan kompensasi. Sedangkan
para penyelia mengangani kegiatan
pengenalan dan latihan “on-the-job”
serta membantu karyawan “fit in”
terhadap kelompok kerja.
Program
– program orientasi akan menurunkan perasaan terasing, cemas dan khawatir para
karyawan. Mereka dapat merasa sebagai bagian organisasi secara lebih cepat,
mereka merasa lebih terjamin atau aman dan lebih diperhatikan. Dengan tingkat
kecemasan yang rendah, mereka akan dapat mempelajari tugas – tugas dengan lebih
baik. Manfaat – manfaat ini diperoleh karena program orientasi membantu
individu memahami aspek – aspek sosial, teknis dan budaya tempat kerja. Proses
melalui orang – orang beradaptasi dalam suatu organisasi tersebut jugga disebut
proses sosialisasi. Sosialisasi merupakan langkah kritis dalam kaitannya dengan
penerimaan oleh karyawan – karyawan lain yang sudah lebih lama bekerja untuk
organisasi. Program orientasi mempercepat proses sosialisasi dan penerimaan
karyawan baru dalam kelompok kerja.
Akhirnya,
program – program orientasi yang berhasil biasanya mencakup prosedur tindak
lanjut (follow up) yang “built-in”. Tindak lanjut diperlukan
karena para karyawan baru sering menjumpai masalah – masalah yang tidak
dijelaskan dalam program orientasi. Tanpa tindak lanjut, pertanyaan –
pertanyaan mereka banyak yang tidak terjawab. Tindak lanjut juga berguna
sebagai umpan balik untuk memperbaiki program orientasi.
LATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN
Meskipun para karyawan baru telah
menjalani orientasi yang komprehensif, mereka jarang melaksanakan pekerjaan
dengan memuaskan. Mereka harus dilatih dan dikembangkan dalam bidang tugas –
tugas tertentu. Begitu pula, para karyawan lama yang telah berpengalaman
mungkin memerlukan latihan untuk mengurangi atau menghilangkan kebiasaan –
kebiasaan kerja yang jelek atau untuk mempelajari ketrampilan – ketrampilan
baru yang akan meningkatkan prestasi kerja mereka.
Latihan dan pengembangan mempunyai
berbagai manfaat karier jangka panjang yang membantu karyawan untuk tanggung
jawab lebih besar di waktu yang akan datang. Program – program latihan tidak
hanya pentin bagi individu, tetapi juga organisasi dan hubungan manusiawi dalam
kelompok kerja, dan bahkan bagi negara. Barangkali cara paling mudah untuk
meringkas manfaat – manfaat latihan adalah dengan menyadarinya sebagai
investasi organisasi dalam sumber daya manusia. Di samping pengeluaran untuk
biaya latihan dan pengembangan organisasi harus membayar “harga” karena pemborosan,
absensi, pekrjaan yan buruk, keluhan berkepanjangan dan perputaran tenaga
kerja.
Bagaimanapun juga, orang seharusnya
tidak berhenti belajar setelah menamatkan sekolahnya (pendidikan formal),
karena belajar adalah sautu proses seumur hidup (life long process). Oleh karena itu, program latihan dan
pengembangan karyawan bisnis bersifat kontinyu dan dinamis.
Sebagai bagian proses latihan dan
pengembangan, departemen personalia dan para manajer harus menilai kebutuhan,
tujuan – tujuan atau sasaran – sasaran program, isi dan prinsip – prinsip
belajar. Gambar 6.2 menguraikan langkah – langkah yang seharusnya diikuti
sebelum kegiata latihan dan pengembangan dimulai. Seperti ditunjukkan dalam
gambar, orang yangg bertanggun jawab atas program latihan dan pengembangan
(biasanya instruktor atau “pelatih”) harus mengidentifikasikan kebutuhan –
kebutuhan karyawan dan organisasi agar dapat menentukan sasaran – sasaran yang
akan dicapai. Setelah sasaran – sasaran ditetapkan, isi dan prinsip – prinsip
belajar diperhatikan. Meskipun proses belajar ditanani oleh para instruktor
dalan departemen personalia atau para penyelia lini pertama, langkah – langkah
pendahuluan ini harus dilakukan untuk mengembangkan suatu program yang efektif.
Penilaian Dan Identifikasi Kebutuhan
Untuk memutuskan pendekatan yang akan
digunakan, organisasi perlu mengidentifikasikan kebutuhan – kebutuhan latihan
dan pengembangan. Penilaian kebutuhan mendiagnosa masalah – masalah dan
tantangan – tantangan lingkungan yang dihadapi organisasi sekarang. Kemudian,
manajemen mengidentifikasikan berbagai masalah dan tantangan yang dapat diatasi
melalui latihan atau pengembangan jangka panjang.
 |
Gambar 6.2.
Langkah – langkah Pendahuluan Dalam
Persiapan
Program Latihan Dan Pengembangan
Kadang
– kadang perubahan strategi organisasi dapat menciptakan kebutuhan akan
latihan. Sebagai contoh, strategi pengembangan produk atau jasa baru biasanya
mengharuskan para karyawan untuk mempelajari prosedur – prosedur baru.
Personalia penjualan dan karyawan produksi harus dilatih untuk meproduksi,
menjuak dan terus mengembangkan lini produk baru ini. Latihan dapat juga
digunakan apabila tingkat kecelakaan atau pemborosan tinggi, semangat kerja dan
motivasi rendah, atau masalah – masalah operasional lainnya didiagnosa.
Sasaran – sasaran Latihan Dan
Pengembangan
Setelah evaluasi kebutuhan – kebutuhan
latihan dilakukan, maka sasaran – sasaran dinyatakan dan ditetapkan. Sasaran –
sasaran ini mencerminkan perilaku dan kondisi yang diinginkan, dan berfungsi
sebagai standar – standar dengan mana prestasi kerja individu dan efektivitas
proram dapat diukur.
Isi Program
Isi program ditentukan oleh
identifikasi kebutuhan – kebutuhan dan sasaran – sasaran latihan. Program
mungkin berupaya untuk mengajarkan berbagai ketrampilan tertentu, menyampaikan
pengetahuan yang dibutuhkan atau mengubah sikap. Apa pun isinya, program
hendaknya memenuhi kebutuhan – kebutuhaan organisasi dan peserta. Bila tujuan –
tujuan organisasi diabaikan, upaya latihan dan pengembangan akan sia – sia.
Para peserta juga perlu meninjau isi program, apakah relevan dengan kebutuhan,
atau motivasi mereka untuk mengikuti proggram tersebut rendah atau tinggi. Agar
isi proggram efektif, prinsip – prinsip belajar harus diperhatikan.
Prinsip – prinsip Belajar
Meskipun studi tentang proses belajar
telah banyak dilakukan, tetapi masih sedikit yang dapat diketahui tentang
proses tersebut. Masalah pokoknya adalah bahwa proses belajar tidak dapat
diamati, hanya hasilnya yang dapat diukur. Bagaimanapun juga, ada beberapa
prinsip belajar (learning principles)
yang bisa digunakan sebagai pedoman tentang cara – cara belajar yang paling
efektif bagi para karyawan. Prinsip – prinsip ini adalah bahwa program bersifat
partisipatif, relavan, pengulangan (repetisi) dan pemindahan, serta memberikan
umpan balik mengenai kemajuan para peserta latihan. Semakin terpenuhi prinsip –
prinsip tersebut latihan akan semakin efektif. Di samping itu, perancangan
program juga perlu menyadari perbedaan individual, karena pada hakekatknya para
karyawan mempunyai kemampuan, sifat dan sebagainya yang berbeda satu dengan
lainnya.
TEKNIK – TEKNIK LATIHAN DAN
PENGEMBANGAN
Program – program latihan dan
pengembangan dirancang untuk meningkatkan prestasi kerja, mengurangi absensi
dan perputaran, serta memperbaiki kepuasan kerja. Ada dua kategori pokok
program latihan dan pengembangan manajemen.
1. Metode praktis (on the job training)
2. Teknik – teknik presentasi informasi
dan metode – metode simulasi (off the job
training)
Masing
– masing kategori mempunyai sasaran pengajaran sikap, konsep atau pengetahuan
dan/atau ketrampilan utama yang berbeda. Secara skematik, teknik – teknik
latihan dan pengembangan ditunjukkan dalam gambar 6.3.
Dalam
pemilihan teknik tertentu untuk digunakan pada program latihan dan
pengembangan, ada beberapa “trade offs”.
Ini berarti tidak ada satu teknik yang selalu paling baik; metode terbaik
tergantung pada sejauh mana suatu teknik memenuhi faktor – faktor berikut.
1.
Efektivitas
biaya
2. Isi program yang dikehendaki
3. Kelayakan fasilitas – fasilitas
4. Preferensi dan kemampuan peserta
5. Preferensi dan kemampuan instruktor
atau pelatih
6. Prinsip – prinsip belajar
Tingkat
pentingnya keenam “trade off” tersebut tergantung pada situasi. Sebagai contoh.
Efektivitas biaya mungkin merupakan faktor minor (bukan utama) dalam pelatihan
manuver darurat pilot pesawat terbang. Bagaimanapun jugga, manajer perlu
mengenal semua teknik latihan dan pengembangan yang tersedia, agar dapat
memilih teknik yang paling tepat untuk kebutuhan, sasaran, dan kondisi
tertentu.
Gambar 6.3
Teknik – teknik Latihan dan Pengembangan
On The Job
Training
Teknik
– teknik “on the job” merupakan
metode latihan yang paling banyak digunakan. Karyawan dilatih tentang pekerjaan
baru dengan supervisi langsung seorang “pelatih” yang berpengalaman (biasanya
karyawan lain). Berbagai macam teknik ini yang biasa digunakan dalam praktek
adalah sebagai berikut.
1.
Rotasi Jabatan
Memberikan kepada karyawan pengetahuan
tentang bagian – bagian organisasi yang berbeda dan praktek berbagai maca,
ketrampilan manajerial.
2.
Latihan Instruksi Jabatan
Petunjuk – petunjuk pengerjaan diberikan
secara langsung pada pekerjaan dan digunakan terutama untuk melatih para
karyawan tentang cara pelaksanaan pekerjaan mereka sekarang.
3.
Magang (Apprenticeships)
Merupakan proses belajar dari seorang
atau beberapa orang yang lebih berpengalaman. Pendekatan ini dapat
dikombinasikan dengan latihan “off the
job”. Hampir semua karyawan pengrajin (craft),
seperti tukang kayu dan ahli pipa atau tukan
ledeng, dilatih dengan program – program magang formal. Asistensi dan
internship adalah bentuk lain program magang.
4.
Coaching
Penyelia atau atasan memberikan
bimbingan dan pengarahan kepada karyawan dalam pelaksanaan kerja rutin mereka.
Hubungan penyelia dan karyawan sebagai bawahan serupa dengan hubungan tutor –
mahasiswa.
5.
Penugasan Sementara
Penempatan karyawan pada posisi
manajeral atau sebagai anggota panitita tertentu untuk jangka waktu yang
ditetapkan. Karyawan terlibat dalampengambilan keputausan dan pemecahan
masalah-masalah organisasional nyata.
Metode – metode Simulasi
Dengan pendekatan ini karyawan peserta
latihan menerima representasi tiruan (artificial) suatu aspek organisasi dan
diimnta untuk menanggapinya seperti dalam keadaan sebenarnya. Di metode-metode
simulasi yang paling umum digunakan adalah sebagai berikut :
1.
Metode Studi Kasus
Deskripsi tertulis suatu situasi
pengambilan keputusan nyata disediakan. Aspek-aspek organisasi terpilih
diuraikan pada lembar kasus. Karyawan yang terlibat dalam tipe atihan ini
diminta untuk mengidentifikasikan masalah-masalah, menganalisa situasi dan
merumuskan penyelesaian-penyelesaian alernatif. Dengan metode kasus, karyawan
dapat mengembangkan keterampilan pengambilan keputusan.
2.
Role Playing
Teknik ini merupakan suatu peralatan
yang memungkinkan para karyawan (peserta latihan) untuk memainkan berbagai peran
yang berbeda. Peserta ditugaskan untuk memerankan berbagai individu tertentu
yang digambarkan dalam suatu episode dan diminta untuk menanggapi para peserta
lain yang berbeda perannya. Dalam hal ini tidak ada naskah yang mengatur
pembicaraan dan perilaku. Efektivitas metode ini sangat bergantung pada
kemampuan peserta untuk memainkan peranan (sedapat mungkin sesuai dengan
realita) yang ditugaskankepadanya. Teknik role playing dapat mengubah sikap
peserta, sperti misal menjadi lebih toleransi terhadap perbedaan individual,
dan mengembangkan keterampilan-keterampilaan antar pribadi (interpersonal
skills).
3.
Business Games
Business (management) game adalah suatu
simulasi pengambilan keputusan skala kecil yang dibuat sesuai dengan situasi
kehidupanbisnis nyata. Permainan bisnis yang kompleks biasanya dilakukan dengan
bantuan komputer untuk mengerjakan perhitungan-perhitungan yang diperlukan.
Para peserta memainkan ‘game’ dengan memutuskan harga produk yang akan
dipasarkan, berapa besar anggaran pengiklanan, siapa yang akan ditarik, dan
sebagainya. Tujuannya adalah untuk melatih para karyawan (atau manajeer) dalam
pengambilan keputusan dan cara mengelola operasi-operasi peruasahaan)
4.
Vestibule Training
Agar program latihan tidak mengganggu
operasi-operasi norma, organisasi menggunakan vestibule training. Bentuk
latihan ini dilaksanakan bukan oleh atasan 9penyelia), tetapi oleh
pelatih-pelatih khusus.
5.
Latihan Laboratorium (Laboratory
Training)
Teknik ini adalah suatu bentuk latihan
kelompok yang terutama digunakan untu mengembangkan keterampilan-keterampilan
antar pribadi. Salah saatu bentuk latihan laboratorium yang terkenal adalah
latihan sensitivitas, di mana peserta belajar menjai lebih sensitip (peka)
terhadap perasaan orang lain dan lingkungan.
6.
Program-program Pengembangan Eksekutif
Program-program ini biasanya
diselenggarakan di Universitas atau lembaga-lembaga pendidikan lainnya.
Organisasi bisa mengirimkan para karyawannya untuk mengikuti paket-paket khusus
yang ditawarkan, atau bekerjasama dengan suatu lembaga pendidikan untuk
menyelenggarakan secara khusus suatu bentuk penataran, pendidikaan atau latihan
sesuai kebutuhan organisasi.
Teknik-teknik Presentasi Informasi
Tujuan utama teknik-teknik persentasi
informasi adalah untuk mengajarkan berrbagai sikap, konsep atau keterampilan
kepada para pesertaa. Metode-metode yang bisa digunakan :
1.
Kuliah
Merupakan suatu metode tradisional
dengan kemampuan penyampaian informasi, banyak peserta dan biaya relatip murah.
Kelemahannya adalah tidak atau kurang adanya partsipasi dan umpan balik. Hal
ini dapat diatasi bila diskusi atau pembahasan kelas diadakan selama proses
kuliah. Teknik kuliah cenderung lebih tergantung pada komunikasi, bukan
modeling.
2.
Presentasi Video
Presentasi TV, films, slides dan
sejenisnya adalah serua dengan bentuk kuliah. Metode ini biasanya digunakan
sebagai bahan atau alat pelengkap bentuk-bentuk latihan lainnya.
3.
Metode Konperensi
Metode ini analog dengan bentuk kelas
seminar di perguruan tinggi, sebagai pengganti metode kuliah. Tujuannya adalah
untuk mengembangkaan kecakapan dalam pemecahan masalah dan pengambilan
keputusan dan untuk mengubah sikap karyawan.
4.
Programmed Instruction
Metode ini menggunakan mesin pengajar
atau komputer untuk memperkenalkan kepeda peserta topik yang harus dipelajari,
dan merinci serangkaian langkah dengan umpan balik langsung pada penyelesaian
setiap langkah. Masing-masing peserta bisa menetapkan kecepatan belajarnya
sendiri.
5.
Studi Sendiri (Self-Study)
Teknik ini biasanya menggunakan
manual-manual atau modul-modul tertulis dan kaset-kaset atau videotape rekaman.
Studi sendiri berguna bila para karyawan tersebar secara geografis atau bila
proses belajar hanya memerlukan sedikit interaksi.
PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
Pengembangan seumber daya manusia
dalam jangka panjang berbeda dengan latihan
- adalah aspek yang sangat penting dalam organsisasi . Melalui
pengembangan para karyawan yang ada sekarang, departeen personalia mengurangi
ketergantungan perusahaan pada penarikan karyawan-karyawan baru. Bila para
karyawan dikembangkan se cara tepat,lowongan pekerjaan lebih mungkin dipenuhi
terlebih dahulu secara iternal. Promosi dan transfer juga menunjukkan kepada
karyawan bahwa mereka mempunyai kesempatan karier. Manfat pengembangan juga
akan dirasakan perusahaan melalui peningkatan kontinyuitas operasi-operasi dan
semaki besarnya rasa ketertarikan karyawan terhadap perusahaan.
Pengembangan sumerdaya manusia juga
merupakan suatu cara efektip untuk menghadapi berbagai tantangan yang dihadapi
oleh banyak organisasai besar. Tatanga-tantangan ini mencangkup keusangan
karyawan, perubahan-perubahan
sosioteknis dan perputaran tenaga kerja. Kemampuan untuk mengatasi
tantangan-tantangan tersebut merupakan faktor penentu keberhasilan departeemn
personalia adalam mempertahankan sumberdaya manusia efektip.
Keusangan Karyawan
Keusangan
terjadi bila seseorang karyawan tidak lagi mempunyai pengetahuan dan kemampuan
untuk melaksanakan pekerjaan dengan efektip.
Ada
banyak tanda terjadinya keusanagan, antar lain sikap yang kurang tepat,
prestasi yang menurun, atau prosedur-prosedur kerja yang ketinggalan jaman.
Banyak perusahaan menghindari untuk mengambil tndakan keras dan memberhentikan
karyawan yang usang, terutama kepada mereka yang telah bekerja di perusahaan
cukup lama. Tindakan yang bisa diambil adalah memindahkan atau mem”promosi “
kan karyawan yag usang ke pekerjaan lain.
Penyelesaian yang lebih baik adalah dengan menyelenggarakan program-program
pengembangan tambahan.
Di
samping itu, departemen personalia dapat menggunakan program-program
pengembangan secara proaktif. Program-program ini dimaksudakan untuk
menghindari masalah keusangan sebelum hal itu terjadi, melalui penilaian kebutuhan-kebutuhan
dan penyelenggaraan program-program pengembangan berbagai keterampilan baru
secara periodik. Bila program-program dirancang secara reaktif, setelah
keusangan terjadi, upaya untuk mengatasi hal ini cenderung kurang efektip dan
lebih mahal.
Perubahan-perubahan sosioteknis
Perubahan-perubahan sosisl dan
teknologi juga menjadi tantangan bagi departemen personalia dalam
mempertahankan sumberdaya manusia yang efektip. Sebagai contoh, penggunaan
mesin-mesin otomatis akan memaksa perusaan untuk merancang kembali
program-program pengembangannya.
Perputaran tenaga kerja
Perputaran (turnover) keryawan keluar
dari perusahaan untuk bekerja di perusahaan lain, merupakan tantangan khusus
bagi pengembangan sumberrdaya manusia. Karena kejadian-kejadian tersebut tidak
dapat diperkirakan, kegiatan-kegiatan pengembangan harus memperispkan setiap
saat pengganti karyawan yang keluar. Di lain pihak, dalam banyak kasus nyata, program
pengembangan perusahaan yang sangat baik
justru meningkatkan perputaran karyawan.
EVALUASI
PROGRAM LATIHAN DAN PENGEMBANGAN
Implementasi program
latihan dan pengembangan berfungsi sebagai proses transformasi. Para karyawan
yang tidak terlatih diubah menjadi keryawan-karyawan yang berkemampuan,
sehingga dapat diberikan tanggung-jawab lebih besar. Untuk menilai keberhasilan
program-program tersebut, manajemen harus mengevaluasi kegiatan-kegiatan
latihan dan pengembangan secara sistematis.
Sumber
:
Hani,
Handoko. 2014. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. BPFE.
Yogyakarta
Sulistiyani,
Ambar Teguh. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia:Konsep, Teori dan
Pengemban
 |
0 komentar:
Posting Komentar